Comment automatiser la prise de RDV pour cabinet de kinésithérapie

Automatiser la prise de RDV pour votre cabinet de kinésithérapie se réalise en 5 étapes simples, élimine 80 % des appels manqués et remplit l’agenda de +30 %.

1. Installer un agenda en ligne synchronisé

Choisissez un outil compatible avec votre logiciel de facturation (Doctolib, Calendly, Zocdoc).

• Création de créneaux de 15 min.
• Synchronisation instantanée avec Google Calendar.
• Gestion des plages de disponibilité (ex. 9 h‑12 h, 14 h‑18 h).

2. Créer un formulaire de prise de RDV ciblé

Le formulaire doit recueillir les informations essentielles du patient.

• Nom, prénom, date de naissance.
• Motif de la séance (douleur lombaire, rééducation post‑opératoire, etc.).
• Préférence d’horaire.
• Option de rappel par SMS ou e‑mail.

3. Utiliser les SMS/WhatsApp automatisés

Envoyez un message de confirmation dès la validation du créneau.

• Confirmation immédiate : “Votre RDV du 12/08 à 10 h est confirmé.”
• Rappel 24 h avant le rendez‑vous.
• Lien de replanification en un clic.

4. Mettre en place un agent IA de pré‑tri

L’agent IA pose 3 questions rapides (type de douleur, durée, antécédents) et oriente le patient vers le kiné le plus adapté.

• Réduction du temps de prise de contact de 70 %.
• Filtrage des urgences (ex. suspicion de fracture).
• Planification automatique selon les compétences du praticien.

5. Analyser et optimiser les performances

Suivez les KPI chaque mois.

• Taux de prise de RDV : objectif 90 %.
• Appels manqués : objectif < 5 %.
• Réservation via le site web : +40 % en 3 mois.

Comment Weblya vous accompagne

Weblya crée votre site vitrine avec agenda intégré, configure les SMS automatiques et développe un agent IA sur‑mesure.

• Site responsive en 2 semaines.
• Intégration Doctolib + API personnalisée.
• Agent IA « Kiné‑Bot » disponible 24 h/24.
• Reporting mensuel et ajustements.

Questions fréquentes

Quel coût pour automatiser la prise de RDV ?

Weblya propose un forfait de 2 500 € incluant site, agenda, SMS et IA, plus 150 €/mois pour l’hébergement et la maintenance.

Mon cabinet utilise déjà Doctolib, est‑ce compatible ?

Oui, l’API de Doctolib s’intègre directement à notre solution, aucune migration n’est nécessaire.

Combien de temps avant de voir les résultats ?

Les premiers gains (réduction des appels manqués de 50 %) apparaissent dès le premier mois, le remplissage complet de l’agenda en 3 mois.