Comment relancer les impayés quand on est cabinet de kinésithérapie

Pour relancer efficacement les impayés d’un cabinet de kinésithérapie, suivez ce protocole en 5 étapes, sans sacrifier vos soirées.

1. Centraliser factures & échéances

Regroupez toutes les factures dans un tableau partagé. Chaque ligne doit contenir :

• Nom du patient
• Montant TTC
• Date d’échéance
• Statut (payé, en attente, relancé)

Exemple : M. Dupont – 150 € – échéance 15/04 – statut « en attente ».

2. Automatiser les rappels par email & SMS

85 % des patients réagissent à un rappel automatisé dans les 48 h. Programmez :

• Rappel 1 : 3 jours avant l’échéance (courriel + SMS)
• Rappel 2 : jour d’échéance (courriel)
• Rappel 3 : +7 jours (SMS avec lien de paiement)

Utilisez des modèles courts : « Bonjour X, votre facture de Y € est due le Z. Payez en 1 clic : [lien] ».

3. Relances téléphoniques ciblées

Après le 3ᵉ rappel, appelez uniquement les dossiers >200 € ou >30 jours de retard. Préparez un script de 30 secondes :

• Salutation & rappel du montant
• Proposition d’échéancier ou paiement en ligne
• Confirmation de la date de règlement

En moyenne, 60 % des appels aboutissent à un paiement immédiat.

4. Barème de pénalités & paiement en ligne

Intégrez sur chaque facture :

• 0,5 % de pénalité dès le jour suivant l’échéance
• Option de paiement en 3 fois sans frais via le portail sécurisé

Un lien de paiement direct réduit le délai moyen de règlement de 12 à 4 jours.

5. Faire appel à un partenaire digital spécialisé

Weblya crée votre site vitrine avec un module de facturation intégré et un agent IA dédié aux relances. L’IA envoie automatiquement les emails/SMS, analyse les réponses et planifie les appels téléphoniques, vous libérant jusqu’à 4 heures par semaine.

Questions fréquentes

Comment éviter les conflits avec les patients lors d’une relance ?

Utilisez un ton neutre, proposez des solutions de paiement et rappelez les conditions contractuelles déjà acceptées.

Quel moyen de paiement privilégier pour les kinésithérapeutes ?

Le paiement en ligne par carte bancaire ou prélèvement SEPA est le plus rapide et sécurise les transactions.

Weblya peut‑il intégrer le suivi des impayés à mon logiciel de gestion ?

Oui, nous synchronisons notre module de relance avec les principaux logiciels de comptabilité médicale (Doctolib, Kine‑Soft, etc.).