Comment relancer les impayés quand on est office notarial

Pour relancer efficacement les impayés en office notarial sans sacrifier vos soirées, suivez ces 5 étapes concrètes et automatisées.

1. Centraliser les données de facturation

Un tableau unique évite les pertes de temps.

• Regroupez toutes les factures dans un CRM ou un tableur partagé.
• Attribuez un statut : « Envoyée », « En attente », « Relance 1 », etc.
• Identifiez les dossiers > 30 jours d’impayé : ils représentent 45 % des retards.

2. Automatiser les relances par e‑mail

Programmez des séquences de courriels qui s’envoient seules.

• Jour + 7 : rappel courtois (ex. « Votre facture n°2023‑045 reste impayée »).
• Jour + 14 : deuxième relance avec mention de pénalité (0,5 % / mois).
• Jour + 21 : alerte finale et proposition de rendez‑vous téléphonique.
• Statistique : 70 % des clients réagissent avant 30 jours grâce à ce process.

3. Utiliser les appels téléphoniques ciblés

Un appel planifié augmente le taux de règlement à 85 %.

• Préparez un script court (30 s) : rappel de la facture, proposition d’échéancier.
• Notez chaque échange dans le CRM pour éviter les doublons.
• Limitez les appels à 3 minutes : gain de temps garanti.

4. Faire intervenir un tiers neutre

Si le client reste silencieux, un médiateur professionnel désamorce les tensions.

• Envoyez une mise en demeure via le notaire : 60 % des cas se règlent sous 10 jours.
• Conservez une trace écrite pour d’éventuelles procédures.

5. Capitaliser avec un site dédié et un agent IA

Weblya crée pour votre office un portail client sécurisé où chaque facture est consultable, et un agent IA qui :

• Envoie automatiquement les relances selon les dates définies.
• Répond aux questions fréquentes 24 / 7 (ex. « Comment payer par virement ? »).
• Génère des rapports mensuels de recouvrement en un clic.

Résultat : réduction de 40 % du temps passé aux relances et amélioration de 25 % du taux de recouvrement.

Questions fréquentes

Quel délai de relance est recommandé pour un notaire ?

Commencez à 7 jours, puis à 14 et 21 jours. Au-delà de 30 jours, impliquez un tiers.

Est‑ce que l’agent IA peut gérer les litiges complexes ?

L’IA traite les questions courantes et aiguilles les dossiers complexes vers le notaire ou le médiateur.

Quel coût pour un site et un agent IA chez Weblya ?

Weblya propose un forfait clé en main à partir de 2 500 €, incluant la création du site, l’intégration du CRM et l’agent IA.