Comment relancer les impayés quand on est magasin d'optique

Pour récupérer vos impayés d’optique sans sacrifier vos soirées, appliquez ces 5 étapes clés, automatisées et mesurables.

1. Centraliser les données clients

Un tableau Excel suffit ? Non. Un CRM dédié vous donne un taux de recouvrement 30 % plus élevé.

• Recueillez nom, email, téléphone et historique d’achat.
• Attribuez un statut : « en attente », « relance 1 », « relance 2 », etc.
• Intégrez les factures numériques (PDF) pour un accès instantané.

2. Relance téléphonique structurée

Le 1er appel doit durer ≤ 2 minutes, sinon le client décroche.

• Script court : « Bonjour X, votre facture du YY/ZZ reste impayée, pouvez‑vous régler avant le AA ? »
• Enregistrez le résultat dans le CRM : paiement reçu, promesse de paiement, refus.
• Planifiez un rappel automatisé si aucune réponse sous 48 h.

3. Relance écrite automatisée

Un email bien rédigé augmente le paiement de 22 %.

• Modèle d’email : rappel courtois, lien de paiement sécurisé, délai de 7 jours.
• Ajoutez un QR‑code sur la facture imprimée pour un paiement mobile.
• Programmez l’envoi via votre site Web ou un outil d’emailing intégré.

4. Exploiter les agents IA de Weblya

Weblya crée votre site vitrine en 48 h et y intègre un agent IA dédié au recouvrement.

• L’IA analyse les historiques et propose le meilleur canal de relance (SMS, email, appel).
• Elle génère automatiquement les courriers de mise en demeure après 3 relances infructueuses.
• Tableau de bord en temps réel : suivi des paiements, alertes, taux de recouvrement.

5. Formaliser la procédure interne

Documentez chaque étape pour garantir la conformité et la répétabilité.

• Guide d’utilisation du CRM et de l’agent IA.
• Checklist de relance à afficher dans le magasin.
• Formation du personnel en 2 sessions de 30 minutes.

Questions fréquentes

Comment éviter les litiges lors des relances ?

Respectez le délai légal de 30 jours, utilisez un ton professionnel et proposez toujours un moyen de paiement simple.

Quel coût pour un site et un agent IA chez Weblya ?

À partir de 2 500 €, incluant la création du site, l’intégration du CRM et l’agent IA de recouvrement.

Le système fonctionne‑t‑il sans connexion internet ?

Oui, l’agent IA synchronise les données dès la prochaine connexion, garantissant la continuité du suivi.