Comprendre les fonctions principales de SharePoint et Yammer
SharePoint est avant tout une plateforme de gestion documentaire et de collaboration autour de contenus structurés. Il permet de centraliser des fichiers, créer des sites d’équipe, et organiser les informations de manière sécurisée. Cette organisation facilite le travail en groupe sur des documents partagés et la gestion des droits d’accès.
Yammer, en revanche, est conçu pour la communication interne rapide et informelle. Il fonctionne comme un réseau social d’entreprise où les collaborateurs peuvent échanger des messages, poser des questions, et partager des idées en temps réel. Yammer favorise la proximité entre les équipes et encourage la participation collective.
Quand SharePoint est-il le meilleur choix ?
Imaginons une équipe projet qui doit centraliser des documents, suivre des versions, et structurer l’information selon des processus précis. SharePoint s’impose dans ce cas. Il permet de créer un espace dédié avec des bibliothèques documentaires, des listes de tâches, et des règles d’accès adaptées. Le travail devient plus organisé, avec un historique clair des modifications.
Pour une PME qui souhaite créer un intranet ou un portail documentaire, SharePoint offre aussi une solution robuste. Il facilite la mise à disposition d’informations officielles, comme des procédures internes ou des bases de connaissances, accessibles à tous ou à certaines équipes seulement.
Dans quels cas Yammer est-il plus adapté ?
Si votre entreprise souhaite renforcer la communication informelle et la collaboration spontanée, Yammer est plus adapté. Par exemple, dans une équipe dispersée géographiquement, Yammer facilite les échanges rapides, la diffusion d’annonces, et la création de groupes thématiques pour partager des idées ou résoudre des problèmes.
Yammer peut aussi être utile pour encourager la participation des salariés, recueillir leurs retours, ou animer des discussions autour de projets transverses. Cet outil favorise le dialogue direct et la création d’un esprit d’équipe, surtout lorsque les échanges formels ne suffisent pas.
Situation concrète : quand SharePoint prend l’avantage
Prenons le cas d’un service RH qui doit gérer les dossiers du personnel, les formulaires de congés, et les documents de formation. SharePoint permet de structurer ces contenus, de gérer les accès selon les rôles, et d’assurer la traçabilité des modifications. Le service gagne en efficacité et réduit les erreurs liées à la gestion manuelle.
Dans cette situation, Yammer ne remplace pas SharePoint car il n’offre pas de fonctionnalités de gestion documentaire ni de contrôle d’accès précis. La rigueur nécessaire à la gestion administrative fait pencher la balance vers SharePoint.
Situation concrète : quand Yammer est préférable
Dans une entreprise qui lance un projet d’innovation impliquant plusieurs départements, Yammer peut faciliter la collaboration informelle. Les membres peuvent partager idées, poser des questions, et réagir rapidement à des propositions. Cela crée un espace d’échange ouvert et dynamique, difficile à obtenir avec un outil plus formel comme SharePoint.
Yammer permet aussi de briser les silos entre services et d’impliquer davantage les collaborateurs dans des discussions transversales, ce qui est moins naturel dans un environnement structuré et centré sur les documents.
Dans quels cas ni SharePoint ni Yammer ne conviennent-ils ?
Si votre besoin principal est de gérer des projets avec des plannings, des affectations de tâches détaillées et un suivi précis, ni SharePoint ni Yammer ne sont les outils les plus adaptés. Il existe des solutions spécialisées pour cela, plus efficaces pour planifier et contrôler l’avancement.
De même, pour la gestion commerciale ou la relation client, ces outils ne remplacent pas un CRM dédié, qui offre des fonctions spécifiques comme le suivi des opportunités, des contacts, et des campagnes marketing.