Pourquoi connecter Adobe Sign à SharePoint ?
Adobe Sign est utilisé pour faire signer électroniquement des documents, tandis que SharePoint sert à stocker, organiser et partager ces documents dans votre entreprise. Connecter les deux outils facilite la gestion des contrats et documents signés.
Cette connexion permet de déclencher un envoi de document à signer depuis SharePoint, puis de récupérer automatiquement le document signé dans la bibliothèque SharePoint. Cela évite d’avoir à télécharger et recharger manuellement les fichiers.
Ce qui passe d’Adobe Sign à SharePoint et dans quel sens
Depuis SharePoint, vous pouvez lancer l’envoi d’un document vers Adobe Sign pour obtenir une signature électronique. Une fois signé, le document final est automatiquement stocké dans SharePoint, généralement dans la même bibliothèque ou un emplacement défini.
Les informations de suivi du processus de signature, comme l’état d’avancement, peuvent aussi être accessibles depuis SharePoint, mais elles ne sont pas toujours synchronisées en temps réel. En revanche, les commentaires ou annotations faits dans Adobe Sign ne remontent pas dans SharePoint.
Ce que la connexion ne permet pas
La synchronisation ne couvre pas tous les types de métadonnées ou champs personnalisés que vous pourriez avoir dans SharePoint. Ces données doivent être gérées séparément.
Par ailleurs, les documents non signés ou les brouillons dans Adobe Sign ne sont pas automatiquement transférés dans SharePoint. Il faut attendre que le processus de signature soit terminé.
Enfin, cette connexion ne remplace pas un système complet de gestion documentaire ou de workflow interne. Elle sert surtout à automatiser l’échange de documents à signer.
Une journée type avec Adobe Sign connecté à SharePoint
Imaginez que vous êtes responsable des contrats dans une PME. Le matin, vous préparez un contrat dans SharePoint et lancez son envoi à signature via Adobe Sign, sans quitter SharePoint. Vous suivez l’état de la signature directement depuis la bibliothèque SharePoint.
Dès que le client signe, le document signé revient automatiquement dans SharePoint, prêt à être archivé ou envoyé à votre service comptable. Vous évitez d’imprimer, scanner ou envoyer des emails multiples, ce qui vous fait gagner plusieurs minutes par contrat.
Cette automatisation réduit les risques d’erreur et vous assure que tous les documents signés sont bien archivés au même endroit, accessible à votre équipe sans délai.
Quels prérequis pour connecter ces outils ?
La connexion entre Adobe Sign et SharePoint nécessite généralement l’utilisation d’un connecteur ou d’un intermédiaire, comme une plateforme d’intégration tierce. Il faut aussi disposer des droits suffisants sur les deux outils.
Cette connexion ne concerne pas les utilisateurs qui n’ont pas accès à la fois à SharePoint et à Adobe Sign dans leur organisation. Si vous utilisez une autre solution de stockage ou de signature, cette intégration ne s’applique pas directement.
Enfin, il est important de vérifier que votre version de SharePoint est compatible avec la connexion, car certaines fonctionnalités peuvent dépendre de la configuration de votre environnement.