Ce que la connexion entre DocuWare Cloud et DocuWare permet vraiment
La liaison entre DocuWare Cloud et DocuWare sert surtout à faire circuler certains documents et leurs informations associées d’un environnement à l’autre. Cela offre une continuité dans la gestion des dossiers et évite de ressaisir manuellement des données déjà présentes dans l’un des systèmes.
Concrètement, les fichiers numérisés, les contrats ou les factures peuvent être transférés avec leurs métadonnées, comme les dates, les références clients ou les statuts. Cette synchronisation s’effectue dans un sens bien défini, de DocuWare Cloud vers DocuWare, ou inversement selon la configuration choisie.
En revanche, cette connexion ne permet pas de répliquer toutes les fonctions avancées des deux plateformes ni de partager automatiquement les workflows complexes. Chaque système conserve ses propres règles et paramètres.
Ce qui circule entre les deux outils et ce qui ne passe pas
Les documents stockés dans DocuWare Cloud peuvent être envoyés vers DocuWare avec leurs métadonnées, facilitant ainsi leur traitement dans un autre environnement. Cela inclut des formats courants comme les PDF ou les images scannées, accompagnés de données descriptives essentielles au suivi.
Les informations concernant les utilisateurs, les droits d’accès ou les configurations spécifiques ne sont pas transférées entre les plateformes. Chaque système gère ces aspects indépendamment pour garantir la sécurité et la conformité.
Les modifications apportées dans un environnement ne se répercutent pas automatiquement dans l’autre après le transfert initial. Il faut donc prévoir une organisation claire pour éviter les doublons ou les pertes d’information.
Une journée type améliorée grâce à la connexion DocuWare Cloud - DocuWare
Imaginez un responsable administratif qui reçoit quotidiennement des factures numérisées dans DocuWare Cloud. Avant la connexion, il devait télécharger chaque document puis le recharger dans DocuWare pour traitement comptable, ce qui prenait du temps et risquait d’entraîner des erreurs.
Avec la connexion entre les deux outils, ces factures sont automatiquement transférées vers DocuWare, prêtes à être intégrées dans le logiciel de gestion. Cela supprime une étape manuelle, réduit les risques d’erreur et accélère le traitement des documents.
Le responsable peut ainsi consacrer plus de temps à analyser les données plutôt qu’à gérer les transferts. Cette fluidité améliore la productivité quotidienne sans nécessiter de compétences techniques particulières.
Quand et pourquoi envisager cette connexion
Cette liaison est particulièrement utile pour les entreprises qui utilisent à la fois DocuWare Cloud et DocuWare dans des services différents ou pour des besoins complémentaires. Par exemple, un bureau à distance peut travailler sur DocuWare Cloud tandis que le siège utilise DocuWare en local.
Elle évite la multiplication des saisies et facilite le partage de documents essentiels sans changer les habitudes de travail de chaque équipe. Cela peut aussi soutenir une transition progressive vers le cloud, en conservant une partie des données sur site.
Cependant, si votre usage se limite à un seul de ces outils, cette connexion ne vous concerne pas directement. Elle ne remplace pas un système unique mais sert à faire communiquer deux environnements distincts.
Ce que vous devez prévoir pour mettre en place la connexion
La mise en place de cette connexion nécessite souvent un intermédiaire ou un outil tiers qui facilite l’échange entre DocuWare Cloud et DocuWare. Cela garantit que les transferts sont sécurisés et conformes aux règles internes de chaque plateforme.
Il est important de bien définir les flux de documents à synchroniser, les métadonnées nécessaires, ainsi que les règles d’accès pour éviter toute confusion entre les équipes. Une phase de test est recommandée pour vérifier que tout fonctionne comme attendu.
En fonction de votre organisation, vous pouvez faire appel à un prestataire spécialisé pour configurer et maintenir cette connexion. Cela évite les erreurs et vous assure un fonctionnement stable dans la durée.