Pourquoi connecter Power BI à SharePoint ?
Power BI est un outil de visualisation et d’analyse de données, tandis que SharePoint est une plateforme de stockage et de collaboration. Connecter les deux permet d’exploiter les documents et listes stockés dans SharePoint pour créer des rapports visuels et des tableaux de bord dans Power BI.
Cette connexion facilite la prise de décision en rendant les données plus accessibles et compréhensibles. Elle évite aussi la saisie manuelle ou la duplication d’informations entre les deux outils.
Quelles données passent de SharePoint à Power BI ?
Ce sont essentiellement les données contenues dans les listes SharePoint ou les fichiers Excel stockés sur SharePoint qui peuvent être récupérées dans Power BI. Ces données peuvent ensuite être filtrées, analysées et mises en forme sous forme de graphiques ou tableaux dans Power BI.
La transmission se fait dans un seul sens : de SharePoint vers Power BI. Toute modification réalisée dans Power BI ne sera pas renvoyée vers SharePoint. Par exemple, si vous modifiez un tableau dans Power BI, cela ne change pas le fichier source dans SharePoint.
Ce que la connexion ne permet pas
La connexion ne permet pas de modifier directement les données dans SharePoint depuis Power BI. Elle ne synchronise pas non plus automatiquement les mises à jour en temps réel, sauf si une actualisation des données est lancée dans Power BI.
De plus, les documents autres que les listes ou fichiers compatibles ne peuvent pas être exploités dans Power BI. Par exemple, les pages ou contenus web de SharePoint ne sont pas utilisables via cette connexion.
Une journée type avec la connexion Power BI - SharePoint
Imaginez un responsable commercial qui suit chaque matin les performances de son équipe. Les données des ventes sont saisies dans des listes SharePoint tout au long de la journée par les commerciaux.
Le responsable ouvre ensuite Power BI qui importe automatiquement ces listes depuis SharePoint. Il consulte un tableau de bord à jour, sans avoir à demander ni compiler manuellement les chiffres. Cela lui fait gagner du temps et réduit les erreurs.
Il peut ainsi consacrer plus de temps à l’analyse et à la préparation de ses stratégies, plutôt qu’à la collecte des données.
Ce que vous devez prévoir pour connecter ces outils
La connexion entre Power BI et SharePoint nécessite parfois un intermédiaire selon votre configuration, comme un connecteur ou un service tiers. Il est important de vérifier la compatibilité de vos versions et les droits d’accès aux données SharePoint.
Vous n’avez pas besoin d’être un expert technique, mais un accompagnement peut faciliter la mise en place. Weblya peut vous aider à choisir la bonne solution et déployer cette connexion efficacement.