Une base de données range l'information en tables reliées entre elles — clients, commandes, factures — avec des règles qui empêchent les incohérences : pas de commande sans client, pas de doublon silencieux, pas de total écrasé par erreur.
C'est ce qui la distingue du tableur : la base impose la discipline que le tableur laisse à la bonne volonté. Quand plusieurs personnes travaillent sur les mêmes données, cette discipline n'est pas un luxe, c'est la différence entre un système et un accident en cours.